Outlook Mailvorlagen Add-In: E-Mail-Vorlagen mit KI

Wiederkehrende E-Mails kosten Zeit. Mit dem Outlook Mailvorlagen Add-In erstellen, verwalten und versenden Sie professionelle E-Mail-Vorlagen direkt aus Outlook. Dank integrierter KI-Unterstützung werden Vorlagen automatisch generiert und Platzhalter intelligent ausgefüllt.

Vorlagen per Klick einfügen

Mit wenigen Klicks fügen Sie vorgefertigte E-Mail-Vorlagen in Ihre aktuelle Nachricht ein. So sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden E-Mails.

Direkt im Outlook-Ribbon finden Sie den Button "Vorlage einfügen". Ein Klick öffnet ein Dropdown-Menü mit all Ihren Vorlagen, übersichtlich nach Kategorien sortiert. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und der Inhalt wird sofort in Ihre aktuelle E-Mail eingefügt.

Das funktioniert beim Verfassen neuer E-Mails genauso wie beim Antworten oder Weiterleiten. Betreff, Text und Anhänge werden automatisch übernommen. Falls die Vorlage Platzhalter enthält, öffnet sich ein Dialog zum Ausfüllen der variablen Felder.

Vorlagen erstellen und verwalten

Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Vorlagen. Kategorien und Suchfunktionen helfen Ihnen, die richtige Vorlage schnell zu finden.

Über den Button "Verwalten" im Ribbon öffnet sich das Verwaltungsfenster. Hier sehen Sie alle Vorlagen auf einen Blick, geordnet nach Kategorien. Sie können neue Vorlagen anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen.

Die integrierte Suchfunktion hilft beim schnellen Finden der richtigen Vorlage. Kategorien lassen sich frei anlegen und umbenennen. Per Drag-and-Drop ändern Sie die Reihenfolge. Vorlagen können außerdem exportiert und auf anderen Geräten wieder importiert werden.

Vorlagen-Editor mit KI-Unterstützung

Der integrierte Editor bietet Ihnen alle Werkzeuge, um professionelle E-Mail-Vorlagen zu erstellen und bei Bedarf von der KI generieren zu lassen.

Der Vorlagen-Editor bietet alles, was Sie zum Erstellen professioneller E-Mail-Vorlagen brauchen. Geben Sie Betreff, Text und optionale Anhänge an. Platzhalter fügen Sie über ein einfaches Eingabefeld hinzu.

Der Button "KI generieren" erstellt auf Knopfdruck eine komplette Vorlage basierend auf Ihrer Beschreibung. Sie geben an, wofür die Vorlage gedacht ist, und die KI liefert einen fertigen Entwurf. Diesen können Sie anschließend frei anpassen. Die Option "E-Mail-Kontext verwenden" erlaubt es, den Inhalt der aktuell geöffneten E-Mail als Grundlage für die Generierung zu nutzen.

KI-gestützte Vorlagengenerierung

Beschreiben Sie in wenigen Worten, welche Art von E-Mail Sie benötigen. Die KI erstellt daraus eine vollständige Vorlage mit Platzhaltern.

Die KI-Generierung erstellt vollständige E-Mail-Vorlagen aus einer kurzen Beschreibung. Dabei werden automatisch sinnvolle Platzhalter eingefügt, etwa für Anrede, Kundenname oder Anfrageart.

Besonders praktisch sind LLM_GENERATE-Blöcke. Diese Platzhalter werden beim Einfügen der Vorlage von der KI automatisch mit passenden Inhalten gefüllt. So entsteht aus einer generischen Vorlage eine individuell formulierte E-Mail, die zum jeweiligen Kontext passt.

Intelligente Platzhalter mit KI

Platzhalter in Ihren Vorlagen werden beim Einfügen automatisch ausgefüllt. Die KI erkennt den Kontext und schlägt passende Werte vor.

Beim Einfügen einer Vorlage mit Platzhaltern öffnet sich ein Überprüfungsdialog. Einfache Platzhalter wie Name oder Firma füllen Sie manuell aus. KI-Platzhalter werden automatisch vom LLM vorausgefüllt, basierend auf dem Kontext der E-Mail.

Sie behalten dabei immer die volle Kontrolle. Alle vorgeschlagenen Werte lassen sich vor dem Einfügen prüfen und ändern. Erst nach Ihrer Bestätigung wird die fertige E-Mail in Outlook eingefügt.

LLM-Einstellungen: Ihr eigener API-Key

Sie verwenden Ihren eigenen API-Key für die KI-Funktionen. So behalten Sie die volle Kontrolle über Kosten und Anbieter.

Für die KI-Funktionen verwenden Sie Ihren eigenen API-Key (BYOK, Bring Your Own Key). Das Add-In unterstützt OpenAI-kompatible Anbieter, darunter OpenAI, Azure OpenAI, Anthropic und lokale LLM-Server.

In den LLM-Einstellungen konfigurieren Sie Modell, Temperature und maximale Tokens. Ein integrierter Verbindungstest prüft, ob die Verbindung zum API-Endpunkt funktioniert. Sie können mehrere Profile anlegen und zwischen verschiedenen Anbietern wechseln.

Nahtlose Outlook-Integration

Das Add-In fügt sich direkt in die Outlook-Oberfläche ein. Alle Funktionen sind über die Ribbon-Toolbar erreichbar.

Das Add-In integriert sich nahtlos in die Outlook-Ribbon-Toolbar. Nach der Installation finden Sie dort vier Buttons: Vorlage einfügen, Verwalten, Lizenz und Hilfe. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine Einarbeitung.

Als VSTO-Add-In läuft die Software nativ unter Windows und nutzt die volle Leistung Ihres Rechners. Alle Daten bleiben lokal auf Ihrem Computer gespeichert. Nur bei Nutzung der KI-Funktionen werden Daten an den konfigurierten API-Anbieter übermittelt.

Preise und Lizenzmodelle

Wählen Sie das Lizenzmodell, das am besten zu Ihnen passt. Alle Varianten beinhalten den vollen Funktionsumfang inklusive KI-Features.

14 Tage kostenlos testen

Systemanforderungen

• Betriebssystem: Windows 10 oder Windows 11
• Outlook: Klassisches Outlook (Win32/Desktop-Version). Das neue Outlook wird nicht unterstützt.
• .NET Framework: Version 4.8 oder höher
• Internetverbindung: Erforderlich für Lizenzprüfung und KI-Funktionen

Häufige Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Outlook Mailvorlagen Add-In, Lizenzierung und die KI-Funktionen.

Was passiert nach dem Testzeitraum?

Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase können Sie das Add-In nicht mehr nutzen, bis Sie eine Lizenz erwerben. Ihre gespeicherten Vorlagen bleiben erhalten und stehen nach der Aktivierung sofort wieder zur Verfügung.

Auf wie vielen Geräten kann ich das Add-In nutzen?

Jede Lizenz gilt für bis zu 2 Geräte. Sie können das Add-In also auf Ihrem Desktop-PC und Ihrem Laptop gleichzeitig verwenden.

Brauche ich einen eigenen API-Key für die KI-Funktionen?

Ja, das Add-In verwendet das BYOK-Prinzip (Bring Your Own Key). Sie benötigen einen API-Key von einem OpenAI-kompatiblen Anbieter wie OpenAI, Azure OpenAI oder Anthropic. Die Kosten für die API-Nutzung richten sich nach dem jeweiligen Anbieter und Ihrem Verbrauch.

Funktioniert das Add-In mit dem neuen Outlook?

Nein, aktuell wird nur das klassische Outlook (Win32/Desktop) unterstützt. Das neue Outlook verwendet eine andere Erweiterungsarchitektur, die derzeit nicht kompatibel ist.